DEPOK – Sebanyak 80 Aparatur Sipil Negara (ASN) di lingkungan Pemerintah Kota Depok mengikuti layanan khusus yang diselenggarakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok. Layanan ini, yang mencakup digitasi dan enkapsulasi arsip, bertujuan untuk mengamankan dokumen-dokumen penting dari risiko kerusakan atau kehilangan.
Kepala Diskarpus Kota Depok menyatakan bahwa inisiatif ini sangat penting mengingat tingginya risiko kerusakan arsip akibat faktor lingkungan seperti kelembapan dan jamur.
Dua Fokus Utama Penyelamatan Arsip
Program ini memfokuskan pada dua metode utama penyelamatan arsip:
-
Digitasi Arsip:
-
Dokumen fisik penting, terutama arsip pribadi ASN, diubah menjadi format digital (PDF) melalui proses pemindaian.
-
Tindakan ini memastikan bahwa salinan digital tetap tersedia dan aman, bahkan jika dokumen fisik mengalami kerusakan parah atau hilang.
-
Enkapsulasi Arsip:
-
Dokumen fisik yang rentan dibungkus dengan plastik khusus untuk memberikan perlindungan maksimal.
-
Metode ini efektif mencegah kerusakan fisik seperti robek, serta melindungi arsip dari kelembapan dan serangan jamur.
-
Dalam kegiatan ini, tercatat ada sekitar 250 dokumen dari 80 ASN yang berhasil diproses.
Edukasi dan Akses Publik
Diskarpus Depok tidak hanya membatasi layanan ini untuk internal ASN. Mereka juga membuka pintu bagi masyarakat umum, komunitas, hingga institusi yang ingin memanfaatkan layanan digitasi atau bahkan belajar cara melakukan enkapsulasi yang benar.
Diskarpus berkomitmen untuk melakukan “jemput bola” atau memenuhi undangan dari lingkungan terkecil, seperti RT dan komunitas, guna memastikan edukasi mengenai pentingnya penyelamatan arsip dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat Kota Depok.
